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Gerenciando Pequenos Projetos

Postado por MÁRLEY NOLÊTO

Postado em 20/08/2015 08:00:00


Olá, hoje vamos falar sobre como gerenciar pequenos projetos utilizando ferramentas gratuitas.

DESMISTIFICANDO MITOS

Mito 1. Gerenciar projetos é caro e complicado.

Muitos imaginam que gerenciar projetos é algo complexo e complicado e que é preciso utilizar ferramentas caras e metodologias complexas que exigem a contratação de consultorias caríssimas. Bom para projetos grandes até pode ser uma verdade, mas para projetos pequenos isto é um mito.

Mito 2. Para gerenciar projetos preciso usar todos os processos do PMBOK do PMI

Muitos pensam que para gerenciar um projeto é preciso utilizar todos os 47 processos do PMBOK 5ª Edição, no entanto, isto é um mito, pois depende do tamanho do projeto. É preciso que seja utilizada uma metodologia adequada ao projeto. E esta metodologia deve ser embasada nos processos do PMBOK.

CONHECENDO CONCEITOS

Agora o que é o PMBOK?

PMBOK é um guia que é composto por um conjunto de processos, e que é e amplamente reconhecido e aprovado mundialmente como um conjunto das melhores práticas para se gerenciar projetos. Ou seja, há um consenso mundial de que o uso destas melhores práticas aumentam consideravelmente as chances de sucesso dos projetos.

Mas, existe apenas o PMBOK?

Não, também existem outros conjuntos de melhores práticas como um que é muito difundida na Europa que é o guia do IPMA - International Project Management Association que é uma instituição fundada em 1965 e que tem como objetivo promover internacionalmente o gerenciamento de projetos.

Outro conjunto de melhores práticas é o PRINCE - Project in Controlled Environments, criado pela instituição OCG - Office Of Government Commerce, que se tornou um padrão no setor público e privado na Inglaterra e outros países. Foi desenvolvido originalmente para o setor de tecnologia.

Mas, o  que é um projeto?

Projeto, segundo o PMBOK, é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado. Ou seja, ele tem início meio e fim, se não tiver fim é uma operação e não um projeto.

"Um projeto cria um produto, serviço ou resultado único"

E, o que é gerenciamento de projeto?

Gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK, é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. Ou seja, é utilizar destas ferramentas, conhecimento, habilidades e técnicas para iniciar, planejar, executar, monitorar e controlar e encerrar o projeto.

O que é escopo do projeto?

 É todo o esforço necessário, e somente o necessário, para se entregar um produto ou um serviço com o projeto. 

O que é escopo de produto?

Escopo do produto é o que define o produto ou serviço, ou seja, as especificações do produto ou serviço, as características técnicas de um celular novo que sera lançado por exemplo e considerado um escopo do produto celular. O que não estiver dentro deste escopo é considerado exclusão de escopo.

O escopo do produto deve ser descrito dentro da declaração do escopo do projeto.

"O que não estiver dentro do escopo é considerado exclusão de escopo."

GERENCIANDO UM PEQUENO PROJETO

Em fim após conhecermos alguns conceitos importantes de gerenciamento de projetos, vamos agora definir algumas ferramentas e processos para gerenciar um pequeno projeto.

1. Definir o escopo do projeto.

Para definir o escopo do seu projeto você precisa basicamente ter algumas informações essenciais como: descrição do que será feito (escopo), premissas, restrições e descrição do que não será feito (exclusão do escopo).  Para lhe ajudar, disponibilizamos no link ao final deste artigo alguns templetes que irão lhe ajudar a entender melhor este documento que se chama Declaração de Escopo do Projeto.

2. Definir as atividades do projeto

Após ter o escopo muito bem definido e aprovado por todos os envolvidos, e principalmente pelo seu cliente ou patrocinador(quem patrocina, paga o projeto), você precisa extrair do mesmo o que chamamos de entregas. Após as entregas identificadas, você deverá definir o que precisará ser feito para conseguir entregar cada uma destas entregas, estas são suas atividades.

As atividades de um projeto podem ser representadas com uma ferramenta chamada EAP - Estrutura Analítica do Projeto, que pode ser representada em forma gráfica ou textual conforme exemplos exibidos junto com os Templates que disponibilizamos no link ao final deste artigo.

3. Definir os envolvidos no projeto

É  muito importante para o sucesso do projeto relacionar todos os envolvidos com o projeto, e, considera-se envolvido, todos os que são ou serão afetados pelo projeto direta ou indiretamente.

4. Sequenciar as atividades do projeto 

Apenas apos o sequenciamento das atividades e que saberemos onde alocarmos os recursos de cada atividade. Para isto precisamos entender alguns conceitos.

Atividade Dependente: e uma atividade que depende de que uma anterior seja concluída para que esta seja iniciada. Exemplo: não e possível colocar o teto de uma casa em subir as paredes. Neste caso, a atividade colocar o teto depende da atividade subir as paredes e, portanto, deve ser realizada, somente apos as paredes estiverem prontas.

Atividades Paralelas: são atividades que podem ser executadas em paralelo, ou seja, que não dependem uma da outra. Exemplo: a pintura de dois cômodos de uma casa ao mesmo tempo. Este tipo de atividade geralmente aumenta o custo do projeto, pois requer dois recursos trabalhando nas atividades, porém acelera a entrega e isto deve ser avaliado conforme a necessidade do projeto.

5. Definir as responsabilidades dos Envolvidos

Projeto e feito por pessoas e este e o momento de se distribuir atividades aos envolvidos diretos e suas respectivas responsabilidades. Faca um a planilha com a relação de todos os envolvidos contendo colunas como: nome, telefone, cargo, relação como projeto (direta ou indireta), nível de influencia no projeto, como e com o que este deve ser comunicado, atividades delegadas cada envolvido. Voce poderá baixar um modelo desta planilha ao final do artigo.

6. Definir prazos para as atividades

O prazo deve ser decidido em comum acordo com o responsável pela atividade, visto que ele e quem ira executar a atividade. Este prazo não pode ser imposto deve ser muito bem avaliado pelo gerente de projetos

7. Definir os custos do projeto

Apos alocados todos os recursos necessários para execução de cada atividade e preciso alimentar a planilha de custos projetados para o projeto, custos como: salários de funcionários, valor de prestação de serviço de terceiros, compra de equipamentos necessários nas atividades, material, etc.

8. Executar e acompanhar o projeto

Pronto, entramos na execução. A tendencia do ser humano e já querer partir para a execução, para a mão na massa e se esquecem do planejamento. A falta do planejamento e a causa de fracassos em muitos projetos. Quando se planeja bem o projeto, a execução se torna mais fácil de se executar e acompanhar, pois o gerente do projeto já terá em mãos: entregas, prazo para as entregas, atividades com os respectivos responsáveis e custos, dai e só acompanhar e verificar sempre se o que esta sendo feito e o que foi planejado e se sair do planejado trazer para o que foi planejado evitando desvios e atrasos.

e muito importante durante o acompanhamento das atividades manter um histórico das ocorrências para ao final do projeto, no encerramento documentar as li coes aprendidas, que poderão ser utilizadas em projetos futuros semelhantes ao projeto atual. Dados históricos são muito uteis para se estimar os próximos projetos caso estes sejam semelhantes a um projeto anterior.

9. Encerrar o projeto

Em fim o encerramento, aqui todas as entregas já devem ter sido feitas e para cada entrega o gerente do projeto já possui em mãos um termo de aceite das respectivas entregas, agora e pegar com o patrocinador ou cliente um termo de aceite da conclusão do projeto. Ao final deste artigo deixaremos um link também para download de um template.

Esta etapa do projeto o gerente ainda tem algumas atividades a cumprir, como por exemplo desalocar todos os recursos (humano e material) alocados no projeto. E esta atividade também deve ser prevista ao se relacionar as atividades nos processos 2, 4, 5 e 6.  Esta fase também possui custos como por exemplo os custos de rescisões trabalhistas, cancelamento de contratos dentre outras.

Nesta etapa final do projeto também e onde armazenamos toda a documentacao do projeto assim como documentamos todas as lições aprendidas como mencionado anteriormente.

Link para download dos templates

http://www.sistemagon.com.br/Blog/Download/Templates_de_documentos_para_gerenciamento_de_projetos/2

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