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Devo usar um sistema ou uma planilha Excel?

Postado por Márley Nolêto

Postado em 23/11/2015 21:30:00


A planilha Excel ainda é bastante usada no meio empresarial. Muito disso se deve ao hábito de usar um mecanismo que há tanto tempo faz parte dos modelos gerenciais. Porém, a internet e os avanços tecnológicos também mudaram as ferramentas de auxílio em uma rotina administrativa. Entre elas está o sistema degestão online, que traz agilidade no gerenciamento de dados e ainda oferece outras ferramentas que não são encontradas nas tradicionais planilhas.

É inegável que o Excel trouxe um modelo de controle de informação fácil de ser usado, mas, à medida que as empresas vão crescendo, essa ferramenta perde a sua eficiência diante das necessidades de um universo mais complexo. Além disso, as planilhas apresentam limitações quando necessárias em campo e ainda não oferecem nenhuma segurança para as informações da empresa que são lançadas ali.

O mercado oferece diversos mecanismos que são mais eficientes que a planilha Excel e atendem às necessidades de qualquer empresa. Os sistemas web, como, por exemplo, o Sistema Gon, oferecem uma diversidade de ferramentas que tornam a vida de um gestor mais fácil. Neste artigo iremos destacar algumas vantagens desses modelos de gerenciamento mais avançados. Confira!

Unificação das informações

Ao usar o Excel é necessário criar diversas planilhas para cada cadeia de informação gerada pela empresa. Para isso é necessário tempo para a formatação de todos os dados e depois ainda mais tempo para analisar cada arquivo. Com um sistema ERP online é possível integrar todas essas informações em um só ambiente, aumentando a eficiência e ainda permitindo enxergar toda a sua empresa em uma única tela – dando uma visão global do seu negócio.

Ao conseguir analisar com mais facilidade as suas informações, as tomadas de decisão se tornam mais fáceis. Por exemplo, no mesmo lugar estão reunidos os dados de pagamentos e os de recebimento. Assim, o gestor sabe quanto é necessário desembolsar naquele mês e quanto tem em caixa para isso. Ao mesmo tempo sabe qual será a sua sobra financeira e se é possível fazer novos investimentos ou tomar outras ações.

Tenha as informações sempre que precisar

Uma planilha Excel até pouco tempo atrás só era acessada e gerenciada por meio de um computador. Porém, novas atualizações permitem o acesso por meio de smartphones e foi criado o Office 365, que pode ser usado em navegadores web, embora precise contratar esse tipo de serviço. Mesmo com essas modificações, o uso online do Excel ainda tem limitações e uma empresa, para atualizar informações, teria que fazer em todas as planilhas de maneira manual, pois não há integração. Além disso, muitas empresas ainda usam planilhas compartilhadas por e-mails ou pendrives, o que pode dificultar na hora de manter arquivos atualizados, assim como aumenta as chances de alguém da equipe compartilhar planilha desatualizada ou corrompida . 

Um sistema de gestão online, por outro lado, tem a mobilidade a seu favor. Podem ser acessados dos mais diversos dispositivos (computadores, celulares, tablets) de maneira integrada. Além disso, com os dados da empresa centralizados em um só ambiente, dificilmente um gestor terá informações desatualizadas.

Assim, se uma empresa que usa um sistema ERP online, por exemplo, faz uma venda e fatura aqueles produtos, os dados são atualizados dentro do sistema e o setor financeiro recebe aqueles dados de maneira integrada. Ou seja, não há necessidade de ficar atualizando dados em diferentes ambientes, reduzindo o risco de informações perdidas, erradas ou que demoram a chegar.

Segurança, segurança e segurança

As informações são vitais para qualquer empresa. É por meio delas que vem o desenvolvimento do negócio e todas as decisões são tomadas. Perdê-las ou tê-las roubadas é sempre um golpe duro. E com uma planilha Excel, que é compartilhada por e-mails e pendrives, podem ser perdidas ou extraviadas facilmente.

Mas com um sistema ERP online a segurança está em outro patamar. Os dados são compartilhados somente com pessoas autorizadas, que só tem acesso a eles mediante a um login e senha. As informações serão acessadas e manipuladas por quem é permitido e todas as pessoas da equipe sempre terão esses novos dados em tempo real. É mais segurança aliada com mais agilidade.

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