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Como otimizar processos na sua empresa

Postado por Márley Nolêto

Postado em 27/01/2016 16:30:00


Como otimizar processos na sua empresa

Há muitos benefícios diferentes decorrentes da otimização dos processos de negócios, que é uma abordagem de gestão que se esforça para construir novos processos e desenvolver novos recursos para aumentar a eficiência de uma organização. Esse enfoque encoraja os líderes organizacionais a se livrarem de processos que não estão funcionando, e cria um ambiente de monitoramento contínuo, com análises e ajustes sendo feitos sempre que necessário. Se você ainda não está convencido de que sua organização precisa implementar soluções de gerenciamento de processos, este artigo é para você. Vamos lá?

Documentação

Toda organização, independentemente do ramo de atuação, baseia-se em tarefas repetitivas para realizar suas metas. Gestão de contratos, faturamento e contratação são apenas alguns exemplos de processos que mantêm os negócios em movimento. As tarefas que envolvem cada processo devem ser tratadas com atenção e de forma consistente, não importa quão simples possam parecer.

A gestão de contratos é um exemplo de um processo repetitivo que mantém operações de uma organização em movimento. Esses processos, baseados em documentos, são fundamentais para as operações de negócios, mas, em alguns casos, eles são mais um calcanhar de Aquiles do que um modelo de sucesso. Com um conjunto otimizado de processos de negócios, as organizações podem aumentar a responsabilidade em todos os níveis. Os sistemas automatizados e práticas de gestão garantem que as ferramentas de controle e comunicação adequados estão no lugar para reduzir os riscos de erro humano, fraude e outros tipos de perdas.

Identificação

Depois de determinar qual processo de negócio precisa de uma revisão, o primeiro passo é listar todos os seus componentes-chave. Eles devem ser os aspectos fundamentais, imutáveis, ​​do processo. Para identificar quais processos merecem ser otimizados, pergunte a si mesmo: qual é o objetivo ou resultado desejado deste processo? Quando o processo começa e termina? Que departamentos ou funcionários estão envolvidos? Que informações estão sendo transferidas entre as etapas? Note que as respostas não abordam como o processo é feito, mas apenas o que é feito.

Essa fase deve abordar a sua metodologia e revelar as potenciais áreas de melhoria. Pense sobre cada passo que está envolvido no processo de negócio que você está analisando. A intenção de otimizar processos é reduzir ou eliminar o desperdício de tempo, de recursos, custos desnecessários, gargalos e erros cometidos.

Automatização

Uma vez que você separou o essencial do não essencial no seu processo de negócio, é hora de aplicar uma solução. Mas se essa é a sua primeira experiência revisando um processo, você pode se sentir intimidado pelas possibilidades. Ao permitir que um software de gestão contribua para o gerenciamento dos processos, você vai ganhar eficiência e reduzir erros.

Recursos de monitoramento de desempenho

Quando as empresas podem facilmente monitorar seu desempenho, elas podem tomar decisões estratégicas mais rápidas, que beneficiam a sua linha de produção e vendas. Otimizar processos garante uma maior transparência, o que leva a redução de erros e aumento de eficiência.

Redução do desperdício

Sem um sistema eficaz para manter o controle dos gastos de recursos e monitorar o retorno dos investimentos, é muito difícil manter os níveis ideais de produtividade e lucro. É por isso que otimizar seus processos de negócios e automatizar seus sistemas também ajudará seu negócio.

Na sua empresa os processos são otimizados ou ainda há resistência? Compartilhe nos comentários suas experiências!

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